Los sistemas SIS, Student Information System, son una solución de software student-centric, focalizada en la gestión 360º de la vida académica de las y los estudiantes. Está diseñada para ayudar a las instituciones educativas a realizar un seguimiento sobre el comportamiento académico y financiero del estudiantado a través de sus datos particulares y los que generan durante su vida en la institución.

Un SIS sirve como base de datos central para todas las operaciones académicas. Se utiliza para gestionar las actividades relacionadas con la definición de la oferta académica, la planificación de las actividades, la admisión de aspirantes, la evolución de sus legajos y los diferentes trámites que pueden solicitar (inscripciones, pases, equivalencias, etc).

¿Por qué un sistema centralizado?

Una adecuada estrategia de planificación académica muestra una justa relación entre las necesidades de estudiantes, docentes y recursos de la institución, buscando que el estudiantado transite su plan de estudios de una forma óptima en cuestión de formación y de tiempo, los docentes tengan una asignación coherente de sus horarios de clase y la institución una eficiente distribución de recursos.

También el SIS integra todas las herramientas vinculadas a la academia para realizar la gestión de carreras, planes de estudio y las materias que lo componen.

Por otro lado, los sistemas administrativos incluyen las funcionalidades relativas a la gestión de productos (carreras o programas de formación) que la institución pone a disposición del estudiantado, junto con sus costos, descuentos comerciales, promociones y becas, todos elementos que pueden cambiar de un período a otro. Permiten combinar productos, becas, descuentos y crear promociones particulares con distintos objetivos, como por ejemplo, por cantidad de admisiones e inscripciones.

Por su parte, el historial académico garantiza la consistencia de la información, ya que es el único que almacena los datos de las actividades que realizan estudiantes y los pone a disposición de los otros componentes que la necesiten.

A su vez, los sistemas de autogestión de trámites permiten a las personas usuarias puedan realizar sus operaciones sin la necesidad de la intervención de un área técnica. Y los de mensajería, gestionar de forma centralizada las notificaciones a través de e-mail, distintos tipos de avisos, participaciones en foros, chats, entre otros.

Todos estos servicios y funcionalidades están centralizados a través del SIS, permitiendo una comunicación eficiente entre cada uno de ellos.

¿Qué sistemas pueden integrar el SIS?

Básicamente todos. El SIS es el elemento central que se vincula con los principales sistemas que participan del mundo educativo: el CRM de Marketing; CMS para gestionar contenidos de webs institucionales; LMS, donde los estudiantes acceden a los contenidos y cursan; CRM de gestión de casos y soporte de estudiantes; Assessment Management System (AMS para gestión de exámenes; ERP para administración y contabilidad; FIS para gestión de docentes; BI para inteligencia del negocio.

¿Cuáles son las ventajas de la implementación de un SIS?

Mejora y facilita la experiencia estudiantil. El uso de tecnología con foco en Student Experience (vs. Owner Experience) implica simplicidad a la hora de usar las aplicaciones y resolver sus necesidades, volviendo a las personas más autónomas.

Competitividad comercial e institucional. A través de los datos que se obtienen, los sistemas de BI y Machine Learning generan información que permite a las instituciones ser competitivas en el mercado, ofreciendo programas basados en competencias y asegurando financiaciones acordes a los públicos, campañas de marketing para ventas o retención, tareas de mensajería, entre otros.

Optimización de los recursos económicos y financieros. La ejecución de todos los procesos por parte de estudiantes, docentes y codocentes dejan registro de la tarea realizada, lo que permite hacer una auditoría de sus acciones y efectuar un seguimiento del rendimiento académico de los cursos que se tomaron y dictaron, de los programas académicos, de los tiempos, los recursos y el capital humano.

Caso de éxito: Universidad Siglo 21

Uno de nuestros principales clientes y partners que acompañamos en todos sus procesos y caminos hacia la transformación digital es la Universidad Siglo 21, una institución académica que apuesta constantemente a la innovación tecnológica, llevando la educación a todos los rincones del país y con proyecciones internacionales.

Algunos datos que la describen: contiene a más de 80.000 estudiantes en todo el país, propone más de 70 carreras de grado y pregrado y más de 30 posgrados y cursos. La modalidad de cursado virtual ronda el 85%. Tiene presencia en las 23 provincias de Argentina y la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, más de 320 Centros de Aprendizaje Universitario en todo el país y más de 1.200 docentes e investigadores en su planta.

Con la Siglo 21 trabajamos colaborativamente en el desarrollo e implementación del SIS acorde a las necesidades específicas de esta institución y de las tendencias tecnológicas que mejor se adaptan a los usos académicos.

Los sistemas que integran el SIS son:

• CRM (Marketing): Herramienta de Marketing, campañas. -> Hubspot
• CMS: Gestor de contenidos donde se construye la web institucional, el e-commerce y cualquier otro micro sitio que la institución necesite. -> Strapi
• LMS: Sistema donde los estudiantes acceden al contenido y cursan. -> Canvas
• CRM (Support): Gestión de casos, tickets y soporte a los estudiantes -> Zendesk
• AMS: Sistema de gestión de “Authoring”, “Delivery” y “Proctoring” de exámenes. -> SistemaQ
• ERP: A nivel contable, con herramientas de administración y medios de pago -> SAP
• FIS: Sistema de Gestión de Docentes, facultad, etc.-> HR Factor
• BI: Sistemas de inteligencia de negocio.
• IAM: Sistema de gestión de identidad, password y login.

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