Digitalización de las equivalencias en la universidad: de planillas a una plataforma

Cambiarse de universidad o comenzar una nueva carrera debería ser una decisión emocionante. Sin embargo, para muchos estudiantes, el primer obstáculo aparece demasiado pronto: el trámite de equivalencias. Planillas infinitas, múltiples gestiones, procesos poco claros y, en algunos casos, decisiones que parecían depender más de la suerte que de un sistema ordenado.

Ese era el escenario en una importante universidad argentina, donde las equivalencias se gestionaban con aplicaciones antiguas, on-premise y apoyadas en planillas de Excel. El resultado era predecible: datos duplicados, tiempos largos de revisión y una experiencia frustrante tanto para los estudiantes como para los asesores que tenían que dar respuesta.

Modernizar este proceso no significaba solo digitalizar formularios, sino repensar la experiencia completa: desde el estudiante que carga sus materias aprobadas hasta el asesor que evalúa reglas complejas de doble titulación o articulación entre carreras.

En Bitlogic, acompañamos esa transformación creando una plataforma de equivalencias desde cero, totalmente en la nube. El nuevo sistema integra microservicios, front-ends modernos y bases de datos diseñadas para escalar, pero lo más importante es que se conecta de forma inteligente con el resto del ecosistema académico: admisión, gestión de carreras, doble titulacion, estados académicos, CRM y hasta BPM.

¿Qué cambió con la nueva plataforma?

• Portal autogestionado para estudiantes, que les permite cargar su historial y conocer en minutos qué materias se les reconocen. Desde este portal el aspirante/estudiante puede iniciar el pedido de equivalencias y realizar el seguimiento del mismo.

• Administrador de equivalencias con IA: una solución para asesores académicos que permite configurar reglas de equivalencias, dar seguimiento y mantener actualizados los trámites. Una vez que el asesor selecciona dos programas de estudio, la IA analiza automáticamente en qué medida son compatibles. Por ejemplo, puede indicar que Comercio Exterior y Administración de Empresas comparten un 80% de sus materias. Todo dentro de un proceso integral de análisis de planes y programas académicos, ahora potenciado con inteligencia artificial.

• Integración con sistemas académicos existentes, garantizando coherencia en la información y trazabilidad en cada trámite, funcionando como disparador de otros procesos del estudiante.

• Escalabilidad y seguridad, gracias a una arquitectura en la nube basada en microservicios.

Este proyecto forma parte de una transformación integral de la experiencia estudiantil. La universidad también digitalizó su proceso de admisiones, creando un flujo ágil y autogestionado que aumenta la captación de estudiantes y reduce la carga operativa del call center. La integración entre ambos sistemas permite que la simulación de equivalencias y el proceso de inscripción sean más fluidos y precisos, mejorando la experiencia desde el primer contacto con la institución.

El cambio fue tan profundo que dejó de ser “un trámite más” para convertirse en un proceso estratégico, clave para acompañar la movilidad estudiantil y la flexibilidad académica. Y lo mejor es que la plataforma sigue evolucionando: con mejoras continuas y nuevas funcionalidades pensadas tanto para reducir la carga administrativa como para ofrecer una experiencia más ágil a quienes deciden dar un nuevo paso en su vida académica.

En definitiva, lo que antes era un sistema no escalable, hoy es una herramienta que abre puertas.

Cuando la tecnología se pone al servicio de la educación, los trámites dejan de ser un freno y se convierten en aliados del aprendizaje.

Estamos diseñando la educación del futuro. Hablemos, el café corre por nuestra cuenta. ☕️